Privacybeleid Scouting Luchtvaartgroep Zeist

Scouting Luchtvaartgroep Zeist verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Luchtvaartgroep Zeist via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier bij de leiding of via www.luchtvaartgroepzeist.nl. De gegevens worden in een bestand op een beveiligde google-drive bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en de leiding hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie op de google-drive verwijderd wanneer deze niet meer nodig is. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden bij een mutatie bijgewerkt, bijvoorbeeld indien er een nieuw jeugdlid bij de groep komt.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Luchtvaartgroep Zeist hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. Deze informatie wordt, in het belang van de veiligheid van de jeugdleden, dan vervolgens op de lijst met contactgegevens toegevoegd en in een afgesloten ruimte bewaard. Alleen de leiding van de betreffende speltak heeft toegang tot deze gegevens. Daarnaast kunnen deze gegevens ook in SOL opgezocht worden, bijvoorbeeld indien de groep op een locatie is buiten het groepshuis en deze nodig heeft.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van hardcopy formulieren die verstrekt worden door de leiding van  Scouting Luchtvaartgroep Zeist. De gegevens worden niet anders digitaal verwerkt dan dat er een lijst met deelnemers op de google-drive opgeslagen wordt. Na afloop van de activiteiten en kampen wordt dit bestand verwijderd. Alleen de leiding heeft toegang tot dit bestand. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren heeft de penningmeester een read-only account in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Luchtvaartgroep Zeist heeft inzicht in de financiële gegevens.

Online media

Scouting Luchtvaartgroep Zeist maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief, indien zij hiervoor hun belangstelling hebben aangegeven, op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Daarnaast zal via een nieuwsbrief nog nagevraagd worden of men de nieuwsbrief in de toekomst wenst te ontvangen. Daarnaast is er een mogelijkheid voor een OPT-Out via: https://www.luchtvaartgroepzeist.nl/nieuwsbrief-aan-uit
Wij verzenden de nieuwsbrief ook aan de ‘vrienden van’ de Luchtvaartgroep Zeist, dit zijn veelal  oud-deelnemers van de Luchtvaartgroep die graag in contact met onze groep willen blijven. Bij vertrek van leden zullen wij vragen of er belangstelling is om de nieuwsbrief te blijven ontvangen. Op de google-drive hebben wij ten behoeve van het versturen van de nieuwsbrief een bestand met daarin de naam en het e-mailadres van de (oud)leden. Indien iemand via de OPT-OUT aangeeft geen nieuwsbrief te willen ontvangen, worden de gegevens binnen 4 weken verwijderd uit deze lijst.
Op www.luchtvaartgroepzeist.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (statistieken). We gebruiken geen commerciële cookies of cookies van 3de. We hebben dus ook geen cookie muur nodig. Meer informatie vind u hier: https://www.luchtvaartgroepzeist.nl/contact/privacy.

Beeldmateriaal

Scouting Luchtvaartgroep Zeist maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Luchtvaartgroep Zeist en als herinnering. Wij vragen de ouders/verzorgers expliciet toestemming voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid middels een formulier wat door de leiding hardcopy wordt verstrekt. Bij lidmaatschapsregistratie wordt ook middels dit formulier toestemming gevraagd. Toestemming is altijd in te trekken. Meer info of hier.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Luchtvaartgroep Zeist is terug te vinden via www.luchtvaartgroepzeist.nl en op te vragen via communicatie@luvaze.nl.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Luchtvaartgroep Zeist binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via communicatie@luvaze.nl. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.